Por Fernando Menchini
Atualmente, a agilidade e a capacidade de responder às demandas de mercado e às pressões internas são fatores-chave para o sucesso dos negócios. Se endereçadas corretamente, podem também tornar-se um importante diferencial competitivo. Visando melhorar sua competitividade e capacidade de adaptação às mudanças, muitas empresas vêm investindo na melhoria de seus processos.
Investimentos esses que têm sinalizado uma mudança de paradigma no que diz respeito à importância dos processos dentro das organizações. No entanto, desenhar, normatizar, padronizar e gerenciar processos são tarefas que demandam tempo e investimentos e, mais do que isso, exigem pessoas capacitadas e dispostas a discutir constantemente as ações necessárias para o alcance de um desempenho superior do negócio. Portanto, a grande questão está aí, justamente no aspecto humano.
Muitas pessoas acham que os processos são parte da rotina de qualquer empresa, mas isso não é verdade – os processos não são somente parte do seu negócio, os processos são o seu negócio! Adicione à isso o fato de que processos são realizados por pessoas que reagem, cada qual à sua maneira, às pressões e demandas do dia-a-dia. Agora, coloque pessoas e processos dentro de uma organização e misture com os diversos softwares e aplicativos, entre as demais ferramentas utilizadas para facilitar e gerenciar cada passo da operação. Desta maneira chegamos a uma equação complexa e com variáveis extremamente importantes.
No entanto, é possível perceber que, com a adoção de uma metodologia, a educação contínua e tecnologia adequada, podemos organizar melhor as iniciativas de melhorias de processo, diminuindo sua complexidade. O primeiro passo é entender a estratégia do negócio e buscar a metodologia adequada para estabelecer uma linguagem unificada e forte governança para alcançar as metas traçadas, tendo em mente os processos que entregarão os resultados esperados. Essas metas serão as diretrizes de onde queremos chegar e os processos formalizados serão o mapa planejado para alcançá-las, deixando sempre claro para as pessoas quais são os objetivos e qual o caminho a ser trilhado. Importante considerar que os negócios são dinâmicos, o que significa que a adaptação dos processos e melhorias tem de ser feitos de maneira contínua e ágil. Isso é um fato, porém nosso maior desafio está em conscientizar todos os envolvidos e interessados (stakeholders) da importância de documentar os processos, revisá-los periodicamente e mantê-los atualizados.
Também se pode reutilizá-los em projetos maiores, de inovação e evolução do desenvolvimento de produtos ou serviços. Para este desafio, devemos considerar alguns aspectos fundamentais:
Compromisso da alta gestão: é preciso levar a cultura de processos para alta gestão da empresa, conselho administrativo, presidência e diretores. Informar a todos os benefícios de se instaurar uma disciplina de melhoria continua por meio da gestão e otimização dos processos empresariais. Em alguns casos é possível perceber a existência dessa consciência em parte da organização ou em uma diretoria especifica, nesses casos, os resultados da área em questão deve servir como exemplo às demais. É importante mostrar como estas escolhas contribuem para o “SISTEMA ORGANIZACIONAL” e, por meio de um planejamento de médio e longo prazo, buscar sensibilizar também as outras áreas da empresa.
Implementar uma política de gerenciamento de mudanças e cultura organizacional: a implementação da cultura de processos não é somente uma mudança operacional, mas sim uma mudança que atinge todos os pontos do negócio. Engajar, informar e atualizar todos os colaboradores desta mudança tem papel fundamental para o sucesso da iniciativa.
Automatizar por meio de tecnologias que permitam agilizar o processo de Governança dos Processos: com a automatização, o ciclo de mapeamento, melhoria e atualização será mais ágil e menos trabalhoso, contribuindo para que esta cultura seja inserida no DNA da organização, somadas, claro, ao monitoramento contínuo dos resultados. Os indicadores são cruciais, pois, sem os resultados da situação atual fica difícil evidenciar melhorias apontar pontos a melhorar. Por fim, orientar e gerir uma organização por meio de processos é um aprendizado e requer dedicação constante, gerando mais valor para seus negócios. E a empresa, está pronta para o futuro?